Im Unternehmenskontext werden demnach meist der Status quo und die Entwicklung zentraler Metriken und Key Performance Indikatoren (KPIs) zur Anzeige gebracht. Die Informationen werden zum Beispiel mittels Ampel- oder Skalensystemen oder interaktiven Diagrammen graphisch aufbereitet und – zugeschnitten auf die Bedürfnisse und Rechte des jeweiligen Nutzers – bereitgestellt.

So informiert ein Management-Dashboard beispielsweise über Umsatzziel und -prognose, Kundenakquisitionskosten, Customer Lifetime Value, Ebit und Nettogewinnmarge. Ein Sales Dashboard gibt Aufschluss über Umsatzwachstum, Umsatzziel, Durchschnittserlöse pro Nutzer (ARPU), Kundenakquisitionskosten (CAC) sowie Customer Lifetime Value (CLV)) und ein Marketing Dashboard gibt Einblick in Response Rate, Click Through Rate, Bounce Rate und Conversion Rate.

Auch im Personalbereich, in Service und Support, IT, Einkauf, Produktion etc. können BI Dashboards sinnvoll eingesetzt werden.

Da Dashboards direkt mit den jeweils relevanten Datenbanken verknüpft werden, liefern sie Echtzeitinformationen. Die Vorteile liegen klar auf der Hand: zum einen ermöglichen Echtzeitinformationen die schnelle Identifikation und Korrektur unerwünschter Entwicklungen. Zum anderen sind überhaupt informierte, das heißt auf Fakten basierte, Entscheidungen möglich.

Auch trägt die visuelle Aufbereitung der Zahlen zu einer besseren und schnelleren Informationsverarbeitung durch den Nutzer bei. So lassen sich Prozesse und Entwicklungen auch als zusammenhängende Geschichten (Storytelling) darstellen und/oder individuell an die Nutzerbedürfnisse anpassen (self service reporting).

Die Anzahl der Tools ist verhältnismäßig groß. Zu den führenden Anbietern gehören unter anderem Microsoft (Power BI), Qlik (Qlik View / Qlik Sense), Tableau, ThoughtSpot, Microstrategy und Sisense.

Neben der Auswahl des optimalen Tools für das eigene Unternehmen besteht die zentrale Herausforderung in der Konzeption des beziehungsweise der Dashboards selbst. Zentral ist dabei die Frage, welche Informationen überhaupt, an welcher Stelle, für wen wie dargestellt werden sollten. Die Antwort, dass je nach Unternehmensbereich und Verantwortungsebene eben jene KPIs (Key Performance Indicators) bereitgestellt werden sollten, die zur Überwachung, Steuerung und Durchführung unternehmensrelevanter Aufgaben und Prozesse benötigt werden, scheint trivial – und ist dennoch äußerst komplex.

Abgesehen davon, dass die KPIs prinzipiell datenseitig realisierbar sein müssen, sollten sie aus der Unternehmens- beziehungsweise Digitalstrategie abgeleitet, strukturiert und unterschiedlichen Adressaten auf unterschiedlichen Ebenen mit unterschiedlichen Detaillierungs- und Aktualitätsgraden sinnvoll zugeordnet werden. Letztlich müssen dabei die relevanten Stellhebel für das Unternehmen sowie die einzelnen Fach- und Funktionsbereiche identifiziert und mittels KPIs und Metriken operationalisiert werden. Hier entscheidet sich der Erfolg oder Misserfolg des Projekts.

In der Konzeption der KPIs und Dashboards empfiehlt sich der Aufbau von unternehmens- und bereichsspezifischen KPI-Hierarchien auf drei Ebenen: auf der obersten Ebene zeigen stark abstrahierte, strategische KPIs dem Management die grundsätzliche Performance sowie Handlungsbedarfe auf. Die zweite Ebene konkretisiert den Handlungsbedarf in Form von operativen KPIs für die Business Ebene. Die dritte Ebene schließlich informiert über verschiedene analytische Metriken über die Ursachen (und Stellhebel) der strategischen bzw. operativen Handlungsbedarfe und Unterstützt Mitarbeiter bei der täglichen Arbeit. Die KPI-Hierarchien ermöglichen es auf allen drei Ebenen Wirkungszusammenhänge zwischen Maßnahmen und Erfolgskennzahlen aufzuzeigen und sind damit die Basis für eine durchgängige Performance-Steuerung des gesamten Unternehmens.

Nachdem die KPI-basierten Dashboards auf strategischer, operativer und analytischer Ebene definiert und entwickelt wurden, muss ein übergreifender und die unterschiedlichen Fach- und Funktionsbereiche sowie Hierarchien durchdringender Performance Management Prozess etabliert werden. Hierbei geht es nicht nur um die Definition eines Prozesses, sondern oftmals auch um eine Veränderung von Arbeits- und Führungsmethoden und Mindset, was einen begleitenden Trainings- und Change Management Ansatz erfordert. Oft wird diesen letzte Schritt in der Praxis nur unzureichende Aufmerksamkeit gewidmet, weshalb in der Folge KPI-Steuerung und Performance Management nur unzureichende Wirkung entfalten können.

Durch unsere alltägliche Beraterpraxis in unterschiedlichen Branchen und Bereichen haben wir ein umfassendes Know-how zum Thema Performance Management und BI-Dashboards aufgebaut. Sollten Sie Fragen haben oder Unterstützung benötigen, so sprechen Sie uns gerne an.